App „Expense Robot“

Wir haben mit der Hypothekarbank Lenzburg und der Firma Expense Robot zusammen eine Möglichkeit geschaffen, bargeldlos und über einen längeren Zeitraum hinweg Zahlungen bei einem Hilfseinsatz zu tätigen.

Wie funktionierts?

Expense Robot funktioniert wie ein Spesen-Scanner.

Die Helfer*innen bekommen von uns einen Login zur Nutzung von Expense Robot. In der App hinterlegen die Helfer*innen ihre Bankverbindung. Unsere Administrator*innen schalten die Helfereinsätze (= Kostenstellen) in der App frei. Die Helfer*innen erledigen Besorgungen und bezahlen mit ihrer eigenen Kredit- oder Debitkarte. Danach scannen sie mit der App den Kassenbeleg. Die App liest alle Daten aus dem Kassenbeleg aus. Mit einem Klick auf “Abschicken” wird der digitale Kassenbeleg dann an die Administratoren geschickt. Diese überprüfen dann diese Quittungen und geben sie für die Weiterverarbeitung frei.

Im Hintergrund werden die Belege gesammelt. Unsere Administratoren überprüfen die Quittungen und geben sie für die Weiterverarbeitung frei.

Die Hypothekarbank Lenzburg verarbeitet im Hintergrund die gesammelten Belege und zahlt den Gesamtbetrag gestaffelt innerhalb von 3-4 Arbeitstagen zurück.

Bei der Verrechnung gegenüber den Hilfesuchenden unterstützt uns die Städtische Hilfsgesellschaft Lenzburg, die für uns den Versand der Rechnungen und Einzahlungsscheine übernimmt. Die Hilfsgesellschaft sorgt zudem für genug Liquidität, sodass Rückzahlungen auch erst erfolgen können, wenn sich die Lage in der Schweiz wieder etwas normalisiert hat.

Schritt für Schritt

Registrierung in Expense Robot

Wenn du dich als Helfer*in bei uns registriert hast und „Expense Robot“ verwenden möchtest, dann kannst du das unserer Einsatzzentrale mitteilen.

Unsere Administrator*innen richten für dich einen Zugang ein und schicken dir die Anmelde-Informationen. Beim ersten Login solltest du dein persönliches Passwort ändern.

Wichtig: In der App musst du als Helfer*in nach der Anmeldung deine Bankdaten (BIC und IBAN) hinterlegen. Nur so funktioniert das System. Die Daten sind in der App vollkommen sicher. Niemand ausser dir hat Zugang zu deinen Angaben.

Kleiner Tipp: die App startet in englischer Sprache. Du kannst im Profil aber auf Deutsch umstellen.

Nutzung der App

Sobald du alle Daten in der App eingetragen kannst, ist das System einsatzbereit.

Du gehst nun für einen Hilfseinsatz ganz normal im Laden einkaufen. Lass dir eine Quittung geben. Zuhause scannst du die Quittung mit der App und ordnest den Beleg per ID deinem Einsatz zu (Kostenstelle), scrollst in der App nach unten und klickst dann auf „Abschicken“. 

Die Hypothekarbank Lenzburg verarbeitet anschliessend deine Quittung und zahlt dir das Geld innerhalb von 3-4 Arbeitstagen auf das Konto aus, das du in der App hinterlegt hast.

Die Person, für die du eingekauft hast, bekommt dann von der Städtischen Hilfsgesellschaft Lenzburg eine Rechnung, die sie in aller Ruhe begleichen kann. Das muss nicht sofort geschehen, sondern kann warten, bis sich die Corona-Situation in der Schweiz entspannt.